Digitalisierung der Kursverwaltung und Seminarverwaltung – Fallbeispiel 2assistU GmbH

« SEDUCO ermöglichte uns, neue Dienstleistungen zu schaffen und damit Kunden sowie Umsatz zu generieren, abgesehen von den Qualitätssteigerungen und Kosteneinsparungen. »

Die 2assistU GmbH (www.2assistu.ch) mit Sitz in Brugg AG bietet Beratungs- und Ausbildungsdienstleistungen im Bereich Aviation Security und Notfall- & Krisenmanagement. Das KMU mit 8 Mitarbeitenden und einem Pool an freischaffenden Instruktor*innen schult im Jahr mehrere hundert Personen in fachspezifischen Bereichen. Zum Beispiel bildet 2assistU im Auftrag des Bundesamts für Zivilluftfahrt jährlich an die 600 Reglementierte Beauftragte aus. Das schweizweit tätige Unternehmen und Gründungsmitglied der Work Smart Initiative setzte früh auf die automatisierte Kursadministration und verschaffte sich damit Wettbewerbsvorteile.

2assistU, seit 2013 operativ tätig, erledigte zu Beginn der Unternehmenstätigkeit die gesamte Kursadministration von Hand. Die manuell bearbeiteten Listen waren unzählig: Seminarplanung, Teilnehmerlisten, Zahlungslisten, Referentenlisten, Raumlisten und einige mehr. 3 Personen waren alleine damit beschäftigt, Listen zu erstellen, Rechnungen und Einladungen zu versenden, Instruktoren für die Einsätze anzufragen, Veranstaltungsorte zu buchen oder Zertifikate auszustellen.

Die Kursverwaltung wurde bereits mit wenigen Kursen und Teilnehmenden eine Herausforderung: „Wir ermittelten, dass wir pro Teilnehmer etwa 4 Stunden an Administration aufwenden, von der Anmeldung bis zum Zertifikat“, sagt Thomas Frischknecht, Managing Partner von 2assistU. „Die Mitarbeitenden waren absorbiert mit der Kursadministration und folglich hatten wir kaum Zeit und personelle Ressourcen für andere Tätigkeiten, wie die Neukundenakquise, die Betreuung unserer bestehenden Kunden, sowie der Erweiterung unserer Schulungsangebote und deren Inhalte. Dabei sind genau das die Tätigkeiten, mit denen wir als  Schulungsanbieter Geld verdienen“.

Fehlende Transparenz erschwerte die Seminar- und Kursadministration, Flüchtigkeitsfehler wurden zum Qualitätsthema

Mit der Anzahl an Kommunikationen die pro Kursteilnehmer versendet wurden, schlichen sich unweigerlich auch Flüchtigkeitsfehler ein: Kurseinladungen mit falschen Kursdaten, oder Rechnungen an den falschen Adressaten – verursacht durch einfaches Kopieren der Dokumente. „Wir verschrieben uns einer hochstehenden Dienstleistung und die verlangt eine saubere Administration“, sagt Reto Gasser, Managing Partner und verantwortlich für die Qualität bei 2assistU. „Zudem haben wir einige Kurse, die den Besuch eines anderen Kurses zur Vorbedingung machen. Diese manuelle Zulassungsprüfung mittels alten Teilnehmerlisten war zeitintensiv.“ Ebenso die Erstellung von Auswertungen oder die Überprüfung von Zahlungseingängen.

2assistU erkannte schnell, dass die manuelle Administration nicht der Weg der Zukunft sein kann. Das Unternehmen machte sich daher auf die Suche nach einem Online-Kursverwaltung, mit der es zum einen seine Kurse im Internet publizieren kann, und sich interessierte Teilnehmer*innen auch gleich darauf anmelden können, zum anderen als Kursverwaltungssystem die gesamte Kursadministration übernimmt. Das Unternehmen setzte auf SEDUCO, ein Produkt der gleichnamigen Firma aus Zug. Seither hat 2assistU einige Module von SEDUCO mitgestaltet.

« Wenn wir zurückblicken, war die Einführung des Kursverwaltungssystems für unser Unternehmen revolutionär. Der Entscheid hat sich mehr als ausbezahlt. »

Reto Gasser, Managing Partner, 2assistU GmbH

Das System kümmert sich vollautomatisch um die Kursadministration, von der Entgegennahme der Anmeldungen, dem Rechnungsversand, den Einladungen, bis zum Versand der Zertifikate. „Was wir bis dahin mühselig von Hand gemacht haben, erledigte fortan SEDUCO“, fügt Thomas Frischknecht verschmitzt hinzu. Doch, kann ein Computersystem die Administration gänzlich ersetzen? „Es unterstützt uns da, wo wir Menschen es nicht besser oder schneller erledigen können“ fügt er an. „Das System versendet nicht nur Nachrichten. Es unterstützt uns in vielen Belangen. So etwa in der Planung; wir haben jederzeit den Überblick, wie gut unsere Angebote gebucht sind und wo Zusatzkurse notwendig werden. Oder in der Einsatzplanung unserer Instruktor*innen: sobald wir diese in einen Kurs eingeplant haben, sendet SEDUCO automatisch die Einsatzanfrage. Und das System erinnert uns rechtzeitig, wenn zu einem definierten Zeitpunkt die Einsatzbestätigungen noch nicht automatisch eingegangen sind. Oder wenn wir zum Beispiel die Veranstaltungsorte noch nicht zugesagt bekommen haben“.

Da SEDUCO rund um die Uhr nach der Kursadministration schaut,  sendet das System auch abends oder am Wochenende Mitteilungen an die Kunden. „Oft melden sich die Kunden bei uns und bedanken sich für unsere tolle Dienstleistung und dass wir ihnen sogar am Samstagabend Informationen zustellen. Dabei erledigt dies SEDUCO, während wir den Feierabend geniessen. Und die Flüchtigkeitsfehler? –„Die gehören der Vergangenheit an; wir können eine einwandfreie Dienstleistung in der Administration bieten, und dies mehrsprachig“, stellt Gasser zufrieden fest.

Ist SEDUCO der Grund für die langjährige, erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem Bundesamt für Zivilluftfahrt? „Nicht nur, aber SEDUCO ist ein elementarer Bestandteil davon.“

Neue Dienstleistungen und gewinnbringende Mehrwerte schaffen

Doch was passierte mit den 3 Personen, die eingangs erwähnt in der Administration arbeiteten und plötzlich durch SEDUCO ersetzt wurden? –Diese gingen nicht verloren.
„Unsere Mitarbeitenden der Administration erhielten nicht die Kündigung, im Gegenteil: die administrative Entlastung bot uns als Team die grosse Chance, unsere Produkte zu verbessern und zu erweitern“, sagt Frischknecht.

Dank dem Einsatz von SEDUCO in der Kursadministration konnte 2assistU die Inhalte ihrer Kurse und Seminare überarbeiten und teilweise völlig neu gestalten. „Plötzlich hatten wir wieder Luft um kreativ zu sein. Kreativität benötigt eine gewisse Muse, die hat man nicht, wenn man nebst der Administration weitere Themen erledigen muss und zugleich beschränkte Personalressourcen hat“, sagt Gasser. „Die freigewordene Zeit aus der Administration hat uns einen richtigen Schub gegeben. Wir haben neue E-Learning-Inhalte geschaffen, produzierten Schulungsfilme für die Ausbildung in Aviation Security, und haben den Bereich Notfall- & Krisenmanagement mächtig ausgebaut. Damit erschlossen wir neue Geschäftsfelder, gewannen neue Kunden oder reaktivierten Kunden, die bei uns schon einmal eine Ausbildung besuchten, für weitere Angebote. Unter dem Strich steigerten wir die Anzahl Kunden und den Umsatz“, merkt Frischknecht an, der sich im Unternehmen zusätzlich um die Finanzen kümmert.

Heute schult und beübt 2assistU die Krisenstäbe mehrerer Stromversorger zum Thema Notfall- und Krisenmanagement. Ebenso gehört die Beratung von Grossanlässen wie dem Engadiner Ski-Marathon zu den fixen Disziplinen von 2assistU. Dies dank der Digitalisierung anderer Tätigkeitsbereiche.

Bringt ein Verwaltungssystem allen Kurs- und Seminaranbietern Vorteile?

Bringt ein Verwaltungssystem allen Schulungsanbietern Vorteile? „Unbedingt“, sagt Thomas Frischknecht überzeugend. „Wir hatten ebenfalls klein angefangen, aber erst durch die automatisierte Kursadministration hatten wir die Möglichkeit, uns auf anderes als die blosse Administration zu konzentrieren. Anderes, mit dem wir Umsatz machen! Wir verstehen die Digitalisierung als Unterstützung für unseren Geschäftserfolg.“

Ein gut gemachtes Kurs- und Seminaradministrationssystem ist nicht kostenlos. Die monatlichen Lizenzkosten können gerade für kleine Kurs- und Seminaranbieter eine Herausforderung sein oder darüber entscheiden, ob man manuell weiterfährt oder auf die digitale Dienste setzt. Gemäss der Studie „Digitalisierung in der Schweizer Wirtschaft» vom März 2019 des Unternehmens Ernst & Young wird aber gerade die Digitalisierung in der Dienstleistung weiter zunehmen, insbesondere in der Kundenbeziehung – zumindest gehen die befragten Unternehmen davon aus. SEDUCO ist ein Beispiel, wie man seine Dienstleistung digitalisieren kann, um Mehrwerte zu schaffen.

« Es braucht ein Umdenken.  »

„Betreffend Lizenzkosten muss man umdenken und sich fragen: „wie viel kostet mich meine Arbeitsstunde? Oder, wie viel Lebensqualität gewinne ich, wenn ich dank einem System nicht bis in die Tiefe Nacht noch administrative Arbeit erledigen muss?“, sagt Frischknecht abschliessend zu diesem Interview. Sein Geschäftspartner Reto Gasser nickt zustimmend.

Dass sich eine digitale Kursadministration für alle Anbieter von Kursen und Schulungen lohnt, davon gibt sich Roland Peer, Geschäftsführer der Seduco GmbH überzeugt: „SEDUCO rechnet sich auch mit einer kleinen Anzahl von Kursen und Kursteilnehmer*innen pro Jahr. Kürzlich habe ich eine interessierte Kundin getroffen, die mir erzählte, dass sie sich überlege, eine Person einzustellen, die für sie die Administration erledigt, damit sie endlich wieder mehr Zeit für die Familie und das eigentliche Geschäft als Kursinstruktorin hat.“ Eine Fachkraft in der Administration kostet gut und gerne 2 500 Franken pro Monat, das x fache einer SEDUCO Monatslizenz. „Und seien wir ehrlich, wer macht eintönige, wiederkehrende Administration gerne?“ gibt Peer zu bedenken. Eine Fragestellung, die die 2assistU GmbH längst für sich entschieden hat – mit Erfolg.

« Viele KMU‘s glauben, Digitalisierung sei nur etwas für Grossbetriebe. Dabei ist sie gerade für kleine KMU und  1-Personen-Unternehmen ein Schlüsselfaktor. »

Roland Peer, Geschäftsführer von Seduco GmbH hat sich seit vielen Jahren der Digitalisierung verschrieben. Er war mehrere Jahre in der IT für Belair Airlines tätig. „Wir haben schon im 2003 IT-Systeme entwickelt, die es den Piloten und Kabinenbesatzungen ermöglichte, per Knopfdruck Informationen, wie etwa Wetter, Passagierinformationen oder Sicherheitsanweisungen zu ihrem Flugeinsatz zu bekommen. Damals eine Neuerung und die Systeme wurden zum Verkaufsschlager für andere Airlines. Peer und das Belair IT Team ermöglichte den Besatzungen auch die Einsicht in den Dienstplan von zuhause aus: „Das war 2003 revolutionär.“

Und wie steht es mit SEDUCO? „Die Möglichkeiten sind auch hier mannigfaltig und die Ideen an erweiterbaren Funktionen sind noch längst nicht ausgeschöpft“, sagt Peer. „Gerade eben haben mein Team und ich SEDUCO nochmals komplett von Grund auf neu programmiert, damit es den neusten Benutzeranforderungen gerecht wird.“

Interessiert, mehr zu erfahren?

Sind Sie Schulungsanbieter und möchten Ihre Kurs- oder Seminaradministration auch vereinfachen? Unter der Internetadresse seduco.software finden Sie alle Informationen zu den Funktionen. Oder unter seduco.software/kennenlernen, respektive Telefon 041 5 11 81 91 erhalten Sie eine unverbindliche Vorstellung der Software, online oder bei Ihnen vor Ort.

Mehr Informationen über das Schulungsangebot und die Dienstleistungen von 2assistU finden Sie ebenfalls im Internet: www.2assistu.ch